Non c’è tempo da perdere: le tecniche del time management per ridurre l’ansia

La cultura del time management ha avuto un forte input negli anni recenti quando la vita ha subito un’accelerazione legata alla digitalizzazione. Inizialmente quelli sulla gestione del tempo erano consigli nati per rendersi più efficienti nella professione. Basti pensare che nel 2007, quando era ancora materia pioneristica, Google aveva chiamato in Silicon Valley Merlin Mann, un guru del time management che aveva il compito di spingere i dipendenti a utilizzarlo bene per aumentare la produttività.

Negli anni gestire il tempo si è trasformato in una life skill personale. È una sorta di autodisciplina che ottimizza gli sforzi, crea momenti da dedicare a cose personali e aumenta il benessere mentale riducendo l’ansia.

Per trovare ispirazioni per le tecniche di time management, si può partire da qualche racconto.

Il Tōkaidō Shinkansen è stato il primo treno veloce nella storia. Fu inaugurato nel 1964 e fu il risultato di innovazioni multiple partite nel 1955 dalla mente del responsabile del sistema ferroviario giapponese. In un momento di forte sviluppo economico del Paese si rendeva necessario ottimizzare i collegamenti tra una città e l’altra. Farlo significava riuscire ad avere un mezzo di trasporto che, nonostante l’orografia complessa del Giappone, riducesse i tempi di percorso. Il risultato arrivò a soli 9 anni di distanza dalla richiesta iniziale. In pochissimo tempo, in base a un principio della gestione delle priorità, avevano costruito un gioiello della tecnologia pioniere di un’evoluzione globale.

Secondo un articolo di The Telegraph, tra i segreti della produttività di Bill Gates c’è il timeboxing. Per non dare spazio alle distrazioni, il fondatore di Microsoft ha sempre avuto l’abitudine di dividere il tempo in blocchi, ponendosi un obiettivo preciso per ciascuno. E sempre in quest’ottica lo ha diviso in argomenti, per cui si dedicava esclusivamente a un tema in un determinato lasso di tempo.

Picasso, uno degli artisti più prolifici del ‘900, aveva delle abitudini di lavoro molto serrate che si erano trasformate in una routine: si alzava la mattina, dipingeva fino a essere esausto e la sera si concedeva delle passeggiate tra le strade di Parigi. Stephen King, intervistato sui segreti della sua produttività, ha dichiarato “I dilettanti si siedono e aspettano l’ispirazione, il resto di noi si alza e va a lavorare”. In questa frase ha raccontato come l’azione, guidata da una forte disciplina e da scadenze personali, possa essere la chiave per aumentare l’efficienza.

La lista rivela quanto possano essere diverse le tecniche di gestione del tempo e come abbiamo un obiettivo simile pur lavorando su principi divergenti.

Si tratta di scegliere la tecnica giusta in base alle proprie attitudini e abitudini da modificare:

1) Per chi ha bisogno di motivazione
Il caso del Tōkaidō Shinkansen racconta che un obiettivo di ampio raggio, come quella dell’invenzione di un treno che superasse ostacoli geografici e fosse molto veloce, abbia aiutato a cambiare il modo di pensare. Gli addetti ai lavori sono stati obbligati ad adottare sistemi di elaborazione mentale nuovi. Gli studiosi ritengono che porsi un obiettivo principale migliori la capacità di organizzarsi e renda più efficienti, perché stimola l’apprendimento esplorativo attraverso la ricerca, l’innovazione, il gusto del gioco e dello sconosciuto.

Il caso del Tōkaidō Shinkansen per la tecnica di time management dell’obiettivo maestro.

Il consiglio è stilare una lista di cose da fare con in cima l’obiettivo maestro. Questo alimenta la motivazione e aiuta a mantenere salde le energie positive senza farsi scoraggiare dall’elenco stesso.

2) Per chi si distrae facilmente
Tra le app che si possono scaricare dagli store online ne esiste una che riproduce il rumore del lavoro in un bar. È una ASRM specifico che, secondo alcuni studi, servirebbe ad agevolare la concentrazione.
Sempre parlando di app, esistono quelle che cancellano quello che si scrive se non si continua a digitare a un ritmo serrato. Questa sembra assecondare il pensiero di Stephen King che sostiene che sia necessario mettersi alla scrivania e cominciare a lavorare, senza pensare necessariamente a tutte le cose da fare in prospettiva, perché questo rappresenta un elemento di distrazione e scoraggiamento.

Il caso di Bill Gates per la tecnica di time management del pomodoro.

Negli anni 80 in Italia Francesco Cirillo, uno studente universitario, ha elaborato un metodo: la tecnica del pomodoro. Questa è alla base di molte app che possono aiutare nella gestione del tempo. Il nome del metodo è legato al timer a forma di ortaggio che utilizzava lui. L’idea è quella di scandire il tempo in intervalli di 25 minuti al termine dei quali prevedere

3) Per chi tende ad accumulare ansia
Un registro dettagliato delle cose da fare che ha un limite orario per ciascuna rischia di stimolare negativamente l’autocoscienza. È come se ci si obbligasse a trasformare ogni momento della giornata in tempo produttivo, creando un atteggiamento nei confronti del tempo basato sull’efficienza. In questo senso la presunta cura, ovvero una tecnica per gestire meglio il tempo, peggiora il problema e fa accumulare ulteriore ansia. Secondo alcuni studi, continuare a guardare l’orologio mina la qualità del lavoro. Nel 2008 alcuni ricercatori statunitensi hanno chiesto a un campione di persone di completare un gioco che prevedeva la selezione di carte per vincere una cifra esigua di soldi. A tutti è stato concesso lo stesso tempo, ma una parte dei partecipanti è stata rassicurata dicendo che il tempo fosse sufficiente, l’altra parte è stata messa sotto pressione. A ottenere il migliore risultato è stato il primo gruppo.

Il caso di Picasso e Stephen King per la tecnica di time management della routine.

Per non avere la pressione del tempo si può compilare un diario quotidiano della routine con le abitudini al posto degli intervalli orari. In questo modo le ore possono trascorrere in un’azione produttiva senza sentire sul collo il fiato dei minuti che scorrono. Una pausa di 3-5 minuti. 6 blocchi da 25 minuti, intervallati da pause di 3-5, formano un set. Alla fine del set è possibile prendersi una pausa di 10-15 minuti per rigenerare le energie. Per ogni blocco bisogna prevedere un’attività definita. Molte app replicano il sistema e aiutano a tenere traccia dei blocchi e dei set.